Hur tydlig är kommunikationen mellan avdelningar?

Det där är inte mitt ansvar

Hörde en intressant historia för många år sedan. Den utspelade sig på en byggarbetsplats och är väl på många sätt ett typexempel på vad vi vill undvika när det kommer till samarbeten mellan avdelningar.

Här är kontexten: Vi har ett gäng som ska bygga väggar. Och ett gäng som ska dra el. I väggarna. Sen har vi en byggbas som ska leda arbetet. Nu föll det sig så att gänget som skulle dra el var ute på annat uppdrag och kunde inte vara på plats på utsatt tid. Inte optimalt, men sånt händer ju (fast ibland undrar jag om det händer extra ofta just inom bygg- och hantverksbranschen).

Hur som, det spelade ingen roll hur mycket byggbasen än förklarade situationen. Det urartade och blev till en sandlåde-diskussion. Basen sa nej. Givetvis. Väggarna måste vänta. Elen ska ju gå i dem. Men när basen vände ryggen till drog gänget upp sina väggar ändå. Utan el i.

”Vi var på plats och gjorde vårt jobb. Inte vårt problem att de andra inte var här.”

Sagt och gjort. Väggarna stod där de skulle stå. Ett tag. För nu var man tvungen att riva dem när el-gänget väl kom på plats. Och sen kalla in vägg-gänget igen. Ska det vara så? Nu kanske det här är extremt. Men ändå inte. För det är väl precis så där det börjar. Med ett:

”Det där är inte vårt ansvar."

Och innan du vet ordet av det, så har det börjat byggas väggar i vad som skulle vara ett öppet landskap. Sida vid sida, men inte tillsammans.

Marknad jobbar med en kampanj utan att kolla med säljteamet. HR implementerar en ny policy som ingen riktigt förstår. IT rullar ut ett nytt system och undrar varför ingen använder det.

Och egentligen är det ju konstigt, eller hur? För det är väl inte viljan som saknas? Det är kommunikationen som brister. För det handlar inte om att skicka fler mejl. Det handlar om att förstå:

- Vad behöver vi veta om varandra för att lyckas?

- Hur kan vi prata med varandra – inte bara om varandra?

- Vad är det vi inte säger, som vi borde?

Om vi leker med tanken (och liknelsen) att kommunikation mellan avdelningar är lite som en stafett, så räcker det ju inte att bara springa snabbt. Det gäller att lämna över pinnen så att den inte tappas. Och att alla är överens om, förstår och respekterar, att vi både har olika sätt att springa på – och fatta pinnen på – men att vi alla springer mot ett gemensamt mål.

På Krajewski & Partners jobbar vi med att hitta just de där möjliga glappen i överlämningen av stafettpinnen. Där kommunikationen inte flyter. Där ansvaret är otydligt. Där informationen är bristfällig. Där samarbetet fastnar.

Så, hur väl fungerar kommunikationen mellan era avdelningar? Inte bara på pappret, i policydokument eller organisationskartor. Utan i verkligheten. Med stundande deadlines. I korridoren eller fikarummet.

Ibland räcker det med att vara nyfiken, ställa rätt fråga, och faktiskt lyssna på svaret.

För, tänk om… Det inte är en brist på information som skapar barriärer. Tänk om det är en brist på förståelse. Och tänk om lösningen är enklare än du tror.

Nyfiken på hur kommunikationen faktiskt fungerar hos er?

Gör en light version av K-graf analysen. Det är gratis, tar bara ett par minuter – och kan säga mer än du anar.